مدیریت دانش

امروز دردنیای تغییر اطلاعات و دانش ، ضروری است که سازمان ها قابلیت های لازم برای فعالیت در این شرایط را کسب نمایند. مدیریت دانش فرآیندی است که طی آن سازمان اطلاعات مفید را دریافت ، انتخاب دسته بندی و در مواقع لازم مورد بهره برداری قرار می دهد. همچنین مدیریت دانش برای انجام فعالیت هایی چون شناسائی مساله و انتخاب راه حل آن و تصمیم گیری در سازمان ها ضروری میباشد.

در عصر اطلاعات و دانش محور ، مدیریت دانش یکی از ویژگی های بارز برای سازمان ها محسوب می شود مدیریت این منبع کمیاب باعث افزایش عملکرد کسب و کار و موفقیت سازمان در زمان فعلی و آینده می شود. مدیریت این منبع ناملموس بقاء سازمانی را در محیط در حال تغییر بدنبال دارد .

بررسی پیشینه نظری و آرای صاحب نظران نشان میدهد که ضرورت به کارگیری مدیریت دانش در سازمان انکار ناپذیر است. عواملی نظیر جهانی شدن، کوچک سازی دولت ها، شهروند محوری و ضرورت مشارکت شهروندان می طلبد که توجه ویژهای به مدیریت دانش به عمل آید. سازمان ها باید بتوانند به گونه ای مؤثر سرمایه های دانش خود را مدیریت کنند.

دانش نخستین منبع راهبردی برای شرکت ها در قرن ۲۱ است. پژوهشگران و متخصصان تلاش می کنند دریابند، چگونه منابع دانش به صورت موثری گردآوری و مدیریت شود تا بتوان به عنوان مزیتی رقابتی از آن استفاده کرد. بنابراین قبل از اقدام به مبادرت بر اجرای طرح های مدیریت دانش ، سازمان ها نیازمند ارزیابی زیر سیستم های سازمانی و منابع موجود خود هستند تا مهم ترین و بهترین راهبرد مدیریت دانش را برای خود شناسایی کنند.

بدون شک اکتساب دانش به عنوان یکی از فرایندهای اصلی، در سازمان های دانش محور که دانش اساسی ترین دارایی به شمار می رود دارای اهمیت بسیاری است و از راهکارهای اساسی کسب و بهره برداری از دارایی های دانش سازمان است.

مایک بورک براین عقیده است که مدیریت دانش کمک می کند که اطلاعات مناسب درزمان برای تصمیم گیری های درست دراختیار افراد مناسب قرار بگیرد.دانش مهم ترین سرمایه یک سازمان می باشد. مدیریت دانش نیز، چیزی نیست جز مدیریت این سرمایه از ابتدا تا انتهای دوره حیات آن.به تعبیر واضح تر، مدیریت دانش، شامل خلق دانش، کسب دانش، ذخیره سازی دانش، انتشار و به اشتراک گذاری دانش و بالاخره به کارگیری دانش است. سازمان شما باید به خوبی بتواند دانش مورد نیاز خود را شناسایی کند، در صورت لزوم، آنرا خلق کند، یا اینکه ازمنابع دانش خارج از سازمان کسب نماید .دانش خلق شده یا کسب شده، باید با نیازهای شما تطبیق داده شده و به تعبیری، آماده شود و به صورت مناسب، ذخیره شود تا در زمان و مکان و شرایط مورد نیاز، مورد استفاده قرارگیرد.

درباره مدیریت دانش تعاریف متعدد و متنوعی ارایه شده است. پیچیدگی مفهوم دانش و نیز وجود رویکردهای مختلف در مورد مدیریت دانش، باعث شده است تا نگرش واحدی در مورد مدیریت دانش شکل نگیرد. سوکنان می گوید برخی تعاریف از مدیریت دانش، به گونه ای است که آن را حتی تا سطح مدیریت داده ها تنزل داده است. مالهوترا، تعریف خود را از مدیریت دانش اینگونه ارائه می دهد: «مدیریت دانش، فرایندی است که بواسطه آن سازمانها در زمینه یادگیری درونی کردن دانش(، کدگذاری دانش )بیرونی کردن دانش( و توزیع و انتقال دانش، مهارت هایی را کسب می کنند.»

طبق تعریف مرکز کیفیت و بهره وری آمریکا APQC مدیریت دانش عبارت است از یک استراتژی با هدف  دراختیار گذاشتن دانش صحیح به فرد مناسب در زمان مناسب.

هاینس ، مدیریت دانش را فرایندی میداند که مبتنی بر چهار رکن است:

محتوا: که به نوع دانش (آشکار یا نهفته بودن) مربوط می شود،

مهارت: دستیابی به مهارت هایی جهت استخراج دانش،

فرهنگ: فرهنگ سازمان ها باید مشوق توزیع دانش و اطلاعات باشد،

سازماندهی: سازماندهی دانش موجود

اصول مدیریت دانش

داونپورت، ده اصل را به شرح زیر به عنوان اصول مدیریت دانش ارائه داده است:

• مدیریت دانش، مستلزم سرمایه گذاری است.
• مدیریت اثربخش دانش، نیازمند پیوند انسان و فناوری است.
• مدیریت دانش، سیاسی است .
• مدیریت دانش به مدیران دانش نیازمند است.
• مزایای مدیریت دانش، سرچشمه گرفته از ترسیم دانش است.
• تسهیم و بکارگیری دانش، ذاتی نیست.
• مدیریت دانش به معنی بهبود فرایندهای کاردانش است.
• دستیابی به دانش، تنها شروع کار است.
• مدیریت دانش هیچ گاه به پایان نمیرسد.
• مدیریت دانش، نیازمند یک قرارداد دانشی است.

اصول مدیریت دانش حاکی از آن است که مدیریت دانش، خود به خود در سازمان ها شکل نمی گیرد و زمینه و مهارت های خاصی را می طلبد . بعضی از سازمان ها ممکن است وظیفه اجرای مدیریت دانش را به بخشی از مدیران و یا کارکنان خود تفویض کنند .تجارب نشان داده است که تنها سازمان هایی موفق بوده اند که سطح مختلف سازمانی خود را در این امر درگیر کرده اند.

فرآیند مدیریت دانش

برخی از صاحب نظران برای عملیاتی کردن مدیریت دانش از مفهوم فرایند استفاده می کنند؛ زیرا از دیدگاه آنان، فرایند مدیریت دانش به صورت مستمر در سازمان وجود داشته و حضور مقطعی و کوتاه مدت نتیجه ای نخواهد داشت، بلکه نتیجه آن در حضور مستمر آن به عنوان رکن اساسی در سازمان ها روشن می شود. مدیریت دانش، فرآیندی است که به سازمان ها در شناسایی، گزینش، سازماندهی، انتشار اطلاعات و تخصص های مهم که بخشی از حافظه سازمانی هستند و غالباً بصورت ساختارنیافته در سازمان وجود دارند، کمک می نماید. اطلاعات و تخصص های مهم که بخشی از حافظه سازمانی هستند و غالباً بصورت ساختار نیافته در سازمان وجود دارند، کمک می نماید.

با توجه به ابعاد مختلف مدیریت دانش که در کنار هم آمده اند، جاشاپارا، مدیریت دانش را در قالب یک چرخه چهار حلقه ای این گونه تعریف میکند:

« فرایندهای یادگیری اثربخش که توأم با خلق، سازماندهی، تبادل دانش (اعم از ضمنی و آشکار) که با استفاده مناسب از فناوری و محیط فرهنگی محقق است که سبب ارتقای سرمایه عقالنی سازمانی و بهبود عملکرد آن میشود.»

خلق دانش : این امر به توانایی یادگیری و ارتباط بر میگردد .توسعه این قابلیت، تجربه تسهیم دانش، ایجاد ارتباط بین ایده ها و ساختن ارتباط های متقاطع با دیگر موضوعات، از این اهمیت کلیدی برخوردار است.

سازماندهی و ذخیره سازی: به عنوان دومین عنصر مورد نیاز مدیریت دانش است که از طریق آن، قابلیت ذخیره سازمان یافته ای که امکان جست وجوی سریع اطلاعات ، دسترسی به اطلاعات برای کارمندان دیگر و تسهیم موثر دانش فراهم میشود، به وجود می آید .در این سامانه باید، دانش های لازم به آسانی برای استفاده همگان ذخیره شود.

تسهیم و تبادل دانش: این فرایند به توسعه یک روح جمعی که در آن افراد به عنوان همکاران درجهت دنبال کردن اهداف مشترک، احساس پیوستگی به هم داشته و در فعالیت هایشان به یکدیگر وابسته اند، کمک میکند. سومین گام از فرایند مدیریت دانش، انتقال دانش است که طی آن، یک سازمان، اطلاعات را میان اعضای خود توزیع کرده و از این طریق یادگیری را ارتقا داده و دانش یا درک جدیدی را به وجود می آورد.

به کارگیری دانش: چهارمین فرایند، از این ایده آغاز میشود که ایجاد دانش، بیشتر توسط کاربرد عینی دانش جدید میسر است، این عنصر، دایره فرایند مرکزی مدیریت دانش متحد را تکمیل میکند. هدف نهایی مدیریت دانش، کاربرد دانش در جهت بهبود عملکرد سازمانی است .بسیاری از صاحب نظران، این مرحله را مهم ترین گام در فرایند مدیریت دانش می دانند؛ زیرا مزیت رقابتی، تنها منوط به داشتن منابع غنی و سرشار دانشی نیست، بلکه در گرو کاربرد آن منابع دانشی در عملیات و تصمیمات سازمانی است.

عناصر مدیریت دانش

مدیریت دانش اغلب متشکل از سه عنصر : افراد، فرآیندها و فن آوری است.ا ین دیدگاه تقریبا به طور قطع ریشه هایش به نظریه الماس مدل سازمان های لیویت بر می گردد.

هرچند نظریه لیویت شامل وظیفه و ساختار در کنار افراد و فن آوری به جای فرآیند ها می باشد.این مهم است تا تاکید شود که اصطلاح فرآیندهای ذکر شده نه فقط به فرآیند های مدیریت دانش بلکه به فرآیندهای کسب و کار سازمان مربوط می شود.

شکل ذیل نشان می دهد این سه عنصر در پیوند با هم ، هر یک از آنها یک رابطه متقابل با دوعنصر دیگردارد .به عنوان مثال،افراد به طراحی و سپس اجرای فرآیندها کمک می کنند، در حالی که فرآیندها نقش ها و دانش مورد نیاز مردم را تعریف می کنند.

اجرای مدیریت دانش

برای اجرای مدیریت دانش در هر سازمان باید به عواملی از جمله ساختار سازمان، تکنولوژی های موجود در  سازمان و فرهنگ سازمانی توجه نمود. در حین برنامه ریزی برای رسیدن به اهداف سازمانی باید به مدیریت دانش در سازمان مورد نظر توجه شود؛ این بدین معناست که در تدوین برنامه های استراتژیک هر سازمان باید به سرمایه های دانش موجود در سازمان نیز پرداخت. بدین منظور تیم های دانش در سازمان به وجود می آیند که نقش بسزایی در عملی کردن مدیریت دانش در سازمان ایفا می کنند. درواقع تیم های دانش در هر سازمانی چرخه دانش را در آن سازمان به حرکت درمی آورند و به تولید، سازماندهی، ذخیره و اشتراک دانش در سطح سازمان کمک می کنند.

نتیجه گیری

شناخت و برخورداری از مدیریت دانش در عصر ارتباطات و اطلاعات ودانش محور، یکی از ویژگی های بارز سازمان ها و شرکت های پویا وپیشرو می باشد تا دستیابی به اهداف و رقابت با سایر رقبا امکان پذیر باشد. سازمان ها برای افزایش سطح بهره وری خود با توجه به فشار روزافزون مشتریان در عصر فناوری اطالعات و تنوع تقاضاها که به عبارتی عصر مشتری مداری نیز می باشد ناچار به بهره گیری از دانش در محیط سازمانی هستند و گرنه ادامه حیات و گزینش در گردونه رقابت دشوار خواهد بود. مهم ترین نقشی که می توان به مدیریت دانش نسبت داد این است که سازمان ها آن را به عنوان یک مدیریت تحول و عامل موفقیت در محیط متغیر در نظر بگیرند.تبادل دانش بطور مستمر در محیط داخلی و خارجی سازمان، باعث افزایش دانش کارکنان،استفاده بهینه از تکنولوژی و تغییر رویکرد فرهنگ سازمانی به سمت سازمان های یادگیرنده می شود و نهایتا منجر به اثربخشی و کارآیی می گردد.