نظام مدیریت کیفیت

سیستم مدیریت کیفیت (QMS) سیستمی است که خط‌مشی‌ها، فرآیندهای تجاری و رویه‌های لازم برای ایجاد و ارائه محصولات یا خدمات خود به مشتریان را مستند می‌کند و بنابراین رضایت مشتری را از طریق کیفیت بالای محصول افزایش می‌دهد.

به طور خلاصه، یک QMS به یک شرکت کمک می کند تا الزامات نظارتی و نیازهای مشتری خود را برآورده کند و عملکردهای خود را بهبود بخشد.

هدف یک سیستم QMS چیست؟

هدف یک سیستم QMS ایجاد ثبات است. مشتریان شما باید بدانند که از شرکت شما چه انتظاراتی دارند و باید از هر خریدی که از شما انجام می دهند همان کیفیت را دریافت کنند. اگر بتوانید این اطمینان را ارائه دهید، می‌توانید مشتریان فعلی خود را حفظ کنید و در عین حال شهرت خوبی برای کیفیت ایجاد کنید که مشتریان بیشتری را به سمت شما خواهد آورد.

یک سیستم مدیریت کیفیت همچنین می تواند به تلاش های شما برای انطباق کمک کند. داده های تولید شده توسط سیستم شما می تواند به شما کمک کند تا سازمان و معیارهای خود را تجزیه و تحلیل کنید تا مناطقی را که ممکن است مسائل مربوط به انطباق وجود داشته باشد تعیین کنید. مدیریت داده ها همچنین می تواند به ویژه برای ممیزی های داخلی و سایر آزمایش های چشم انداز کلی داده شما مفید باشد.

مزایای استفاده از سیستم مدیریت کیفیت چیست؟

یک سیستم مدیریت کیفیت سیاست های کنترل کیفیت شما را سازماندهی و متمرکز می کند. که به استاندارد و منسجم نگه داشتن فرآیندهای شما کمک می کند. یک سیستم مدیریت کیفیت به آموزش کارکنان آینده کمک می کند و تضمین می کند که کیفیت در طول زمان کاهش نمی یابد. این تمرکز مشتری و انتظار کیفیت باعث افزایش همکاری بین کارکنان شما می شود و به شما امکان می دهد انتظارات مشتری را مطابقت دهید.

یک مزیت کلیدی سیستم مدیریت کیفیت فرصتی برای بهبود مستمر است. بدون ردیابی رضایت مشتری، دانستن اینکه کدام بخش از شرکت کم است و می تواند در آینده بهبود یابد دشوار است. ساده‌سازی و مستندسازی این فرآیند به شما کمک می‌کند تا بفهمید چه تغییراتی باید برای اطمینان از رضایت مشتری ایجاد شود. این کار شکایات و بازگشت مشتریان را به حداقل می رساند و در دراز مدت باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شما می شود.

هفت اصل مدیریت کیفیت چیست؟

سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 بر هفت اصل استوار است که هر یک تمرکز حیاتی برای QMS سیستم دارند. این هفت اصل عبارتند از:

• تمرکز بر مشتری: اگر می‌خواهید محصولات و خدماتی را ارائه دهید که نیازهای مشتری را برآورده کند، ابتدا باید روی این نیازها تمرکز کنید. این تمرکز بر مشتری پایه و اساس بهبود رضایت مشتری است.
• برای موفقیت QMS، مدیریت ارشد نیاز به تامین منابع و بازنگری مستمر کافی از سیستم دارد.
• مشارکت مردم: افرادی که در سازمان شما کار می کنند مهمترین دارایی هستند و دانش و تجربه آنها باید در QMS درک شود.
• رویکرد فرآیندی: فرآیند هر فعالیتی است که ورودی ها را می گیرد و خروجی ها را ایجاد می کند. این ورودی ها و خروجی ها نباید صرفاً فیزیکی باشند. برخی اطلاعات یا انرژی هستند. هر کاری که ما در یک سازمان انجام می‌دهیم یک فرآیند است و یک سیستم زمانی ایجاد می‌شود که بفهمیم ورودی‌های یک فرآیند از یک فرآیند متفاوت می‌آیند، و در این تعاملات است که باید مراقبت ویژه‌ای داشته باشیم.
• یک شرکت تنها زمانی زنده می ماند که در طول زمان بهتر شود، بنابراین QMS باید بر یافتن راه هایی برای انجام بهتر کارها تمرکز کند.
• تصمیم گیری مبتنی بر شواهد: اگر ما ندانیم که یک فرآیند واقعا چگونه کار می کند، نمی توان مدیریت درستی انجام داد. با استناد به تصمیمات خود بر روی حقایق، می توانیم QMS را بهتر مدیریت و بهبود دهیم.
• مدیریت روابط: گاهی اوقات تنها راه برای بهبود محصولات و خدمات ما این است که تامین کنندگان ما محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند. برای اینکه بتوانیم این کار را انجام دهیم، باید روابط بین خود و تامین کنندگانمان را مدیریت کنیم.

انواع مختلف سیستم مدیریت کیفیت چیست؟

تعدادی سیستم مدیریت کیفیت وجود دارد، و نوع صحیح سیستم مدیریت کیفیت برای شرکت شما به صنعت شما بستگی دارد، زیرا مجموعه های مختلفی از استانداردها برای انواع مختلف سازمان ها اعمال می شود. یکی از شناخته‌شده‌ترین و گسترده‌ترین استانداردهای بین‌المللی  QMS، ISO 9001  است که الزامات یک سیستم مدیریت کیفیت را که سازمان‌ها می‌توانند برای ایجاد برنامه‌های خود استفاده کنند، جزئیات می‌دهد. ISO (سازمان بین المللی استاندارد) برای اولین بار ISO 9001 را در سال ۱۹۸۷ منتشر کرد.

اصول ISO 9001 بر بهبود ارتباطات در هر سطح و هر مرحله از زنجیره تامین تمرکز دارد تا اطمینان حاصل شود که انتظارات مشتریان شما برآورده می شود. این شامل ارتباط با مشتریان شما نیز می شود، زیرا بازخورد مشتری برای تضمین کیفیت مفید است. کنترل اسناد نیز یک نیاز مهم در ISO 9001 است و مستلزم آن است که اطلاعات درون سیستم خود را ردیابی و محافظت کنید. ISO 9001 همچنین یک «رویکرد فرآیندی» را ترویج می‌کند که سازمان را به‌عنوان یک کل به‌جای یک سری از بخش‌های مجزا می‌نگرد.

این مجموعه از استانداردها به عنوان الگویی برای سایر استانداردهای ISO که برای صنایع خاص طراحی شده اند، از جمله بقیه استانداردهای مدیریت کیفیت ISO 9000، همراه با ISO 13485 که الزامات تولید کنندگان دستگاه های پزشکی را مشخص می کند، سری ISO 4000 عمل کرده است. برای سیستم های مدیریت زیست محیطی و ISO 19011 که دستورالعمل هایی را برای حسابرسی سیستم های مدیریت ارائه می دهد.

سری ISO تنها QMS استاندارد شده نیست و رویکردهای غیر استاندارد نیز وجود دارد. اینها شامل مدیریت کیفیت جامع (TQM)، شش سیگما، و بهبود مستمر کیفیت (CQI) است. بررسی هر سیستم بر اساس نیازهای خاص شرکت شما به شما در فرآیند تصمیم گیری کمک می کند.

تفاوت بین سیستم مدیریت کیفیت و تضمین کیفیت چیست؟

تضمین کیفیت (و کنترل کیفیت) اجزای مدیریت کیفیت هستند تا مفاهیم مستقل. تضمین کیفیت (QA) به برنامه ها و الزاماتی که برای ارائه محصولات یا خدمات با کیفیت به مشتریان خود ایجاد می کنید اشاره دارد. کنترل کیفیت (QC) مراحلی است که بعد از این واقعیت انجام می دهید تا اطمینان حاصل کنید که به اهداف کیفیت خود رسیده اید. سیستم مدیریت کیفیت شما هر دوی این فرآیندها را در بر می گیرد. چارچوبی که ایجاد می کند یک رویکرد ساختاریافته برای QA و استانداردسازی رویه ها برای QC ارائه می دهد. همچنین عملکرد را بهبود می بخشد و کارکنان اختصاص داده شده به هر فرآیند را قادر می سازد تا با هم کار کنند تا به بالاترین سطح ممکن کیفیت دست یابند.

مدیریت کیفیت با ZenGRC آسان شده است. پیاده سازی QMS بر عملکرد کلی یک شرکت تأثیر می گذارد. یک سیستم مدیریت کیفیت کارآمد، سازمان را قادر می‌سازد تا الزامات نظارتی و مشتری را برآورده کند، همچنین از خطاها جلوگیری کند، در هزینه‌ها صرفه‌جویی کند و به طور مستمر پیشنهادات خود را بهبود بخشد.

در گذشته QMS یک شرکت با قلم و کاغذ مدیریت می شد، اما امروزه شرکت ها به طور فزاینده ای به نرم افزار مدیریت کیفیت روی آورده اند. یافتن نرم افزار QMS مناسب  (که گاهی اوقات “eQMS” نامیده می شود.) می تواند به شما در مدیریت گردش کار کمک کند و اطمینان و راحتی مشتریان خود را تضمین کند.

ZenGRC یک پلت فرم مدیریت ریسک و انطباق با مقررات است که از تعدادی چارچوب مدیریت کیفیت از جمله ISO 9001 پشتیبانی می کند. ZenGRC تجربه یکپارچه ای را ارائه می دهد که به شما امکان می دهد کیفیت و ریسک را در کل شرکت خود ردیابی کنید و بهترین و ایمن ترین تجربه را برای مشتریان خود تضمین کنید. مشتریان امروز یک نسخه آزمایشی را برنامه ریزی کنید تا در مورد اینکه چگونه ZenGRC می تواند به شرکت شما کمک کند تا یک QMS را بسازد که برای شما کار می کند بیشتر بدانید.

اما شاید تعجب کنید که چرا پیاده سازی QMS بسیار مهم است؟ سیستم های مدیریت کیفیت در واقع اهداف زیادی را دنبال می کنند، از جمله:

• کارکنان درگیر.
• کاهش هزینه ها
• کاهش مواد هدر رفته.
• تنظیم جهت شرکت
• شناسایی و تسهیل فرصت های آموزشی.
• بهبود فرآیندها

نحوه پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت

قبل از ایجاد یک QMS، باید چندین عنصر را در نظر بگیرید. برای شروع، مطمئن شوید که تصمیم شما برای پیاده سازی یک سیستم مدیریت کیفیت یک انتخاب استراتژیک است که تنها تحت تاثیر نیازها، اهداف، خدمات و محصولات ارائه شده شما قرار می گیرد. اکنون که در مورد اینکه چه کاری باید انجام دهید، در اینجا مراحل اساسی برای پیاده سازی QMS وجود دارد:

طراحی و ساخت: آنها با ساختار QMS، همراه با برنامه اجرا و تمام فرآیندهای آن سروکار دارند.

Deploy: در این مرحله، شما باید هر فرآیند را به چندین فرآیند فرعی تقسیم کنید. همچنین شامل آموزش کارکنان و اسناد، ابزارهای آموزشی و معیارها می شود.

کنترل و اندازه گیری: این مراحل با ممیزی های منظم و منظم QMS شما انجام می شود.

بررسی و بهبود: در این مرحله با نتایج ممیزی ها سروکار خواهید داشت. هدف این است که کارایی و اثربخشی تمام فرآیندهای خود را در رابطه با اهداف خود تعیین کنید.

نتیجه

کیفیت یک محصول را می توان از نظر دوام، قابلیت اطمینان و عملکرد سنجید. کیفیت یک عنصر حیاتی است که شرکت شما را از رقبای خود متمایز می کند. با پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت کیفیت مناسب، اطمینان حاصل می‌کنید که تمامی تغییرات لازم در فرآیندهای خود اعمال می‌شوند که در نهایت منجر به محصولات با کیفیت برتر و در نهایت سود بیشتر می‌شود.